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Il Records Management e’ l’insieme dei processi e delle tecnologie utilizzate per preservare nel lungo periodo l’informazione sensibile, confidenziale e ad alto valore legale, finanziario, sociale o storico. In questa sessione vengono presentati tre case study di realizzazioni di sistemi di records management e viene poi mostrato come le relative tecnologie possano applicarsi alla tematica della Conservazione Sostitutiva.

La continua crescita del flusso di informazioni che l’Amministrazione del MAE ha necessità di trattare per l’espletamento delle proprie attività istituzionali, genera volumi di dati di dimensioni tali da richiedere l’introduzione di sistemi digitali sempre più sofisticati, sia per l'acquisizione sia per l'archiviazione dei documenti. Ciò spiega perché, in particolar modo nell'ultimo decennio, la tematica della gestione dei documenti sia andata assumendo un'importanza sempre più strategica.

Il nuovo CAD è un elemento di stimolo e un fattore di accelerazione del progresso tecnologico e organizzativo, in quanto fissa degli obiettivi precisi che le amministrazioni devono raggiungere. Lo sottolinea Giulio Blandamura, che nella sua relazione si sofferma sulla sfida che l’Ipns sta portando avanti in questo contesto: telematizzare i servizi al 100 per cento, ovvero introdurre l’obbligo di interagire con l’amministrazione esclusivamente in modalità telematica.

Basile si sofferma su alcuni aspetti del nuovo CAD, sottolineando come l’obiettivo centrale del provvedimento sia quello di rendere effettiva l’applicazione delle norme sulla digitalizzazione nella PA prevedendo una serie di misure premiali e sanzionatorie e conferendo, quindi, maggiore efficienza e cogenza alle norme. Un altro obiettivo è stato quello di agire in materia di documento informatico (validità sostanziale/legale ed efficacia probatoria), conservazione e dematerializzazione.

DigitPA ha il compito di definire le regole tecniche e attuative per consentire l’effettiva applicazione del Codice dell’Amministrazione Digitale. Come si sta muovendo, quindi, DigitPA? Ce lo spiega Maria Pia Giovannini che, nella sua relazione, illustra i gruppi di lavoro istituiti per lo studio, l’approfondimento e la redazione delle regole tecniche in alcuni ambiti identificati come prioritari, come la firma digitale, le banche dati e l’identità digitale.